Une bonne gestion du temps et des activités est une chose indispensable pour le développement et l’expansion d’une entreprise. Le temps est l’une des ressources les plus importantes, et le fait de réussir à bien l’utiliser permet d’augmenter la productivité et de maximiser les bénéfices. Pourtant, la mauvaise gestion des employés, le manque de dynamisme, ou l’incapacité à prendre des initiatives peuvent représenter un gaspillage de temps. La mise en place des stratégies d’entreprise permettant de réduire les pertes de temps et d’améliorer la gestion reste une solution efficace face aux problèmes. Dans cet article, vous allez découvrir de quelles manières éviter le gaspillage de temps dans une entreprise.
Faites du Timeboxing
Le Timeboxing traduit comme étant la gestion du temps par des blocs est une stratégie visant à relier chaque tâche à un objectif. Cela va permettre de réaliser une tâche sur une période bien définie. De cette manière, vous améliorez votre emploi du temps, et vous apprenez à vos employés à mieux répartir leurs activités tout au long de la journée. La pratique du Timeboxing permet aussi de calculer le temps et d’estimer la durée que prendra un employé à effectuer une tâche. Vous pourrez bien sûr lui donner une petite marge d’avance ou de retard, mais l’essentiel sera qu’il respecte les délais. Par ailleurs, c’est aussi une manière de diviser et de prioriser les tâches, ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les tâches les plus importantes, et réaliser ensuite celles qui sont moins urgentes. Cette organisation va permettre un gain de temps considérables sur le long terme.
Par ailleurs, le fait de calculer le temps de production va vous permettre d’avoir une estimation claire et précise du moment précis auquel les produits seront disponibles. Vous pourrez donc mieux organiser vos activités par la suite, et éviter les incohérences ainsi que les incoordinations.
Optimisez le temps de travail
La seule manière de vraiment réduire le gaspillage sera d’optimiser le temps de travail. Cela signifie alors qu’il faudra faire un meilleur usage de votre temps afin de limiter au maximum les pertes. La première chose à faire sera d’augmenter la cadence de travail, car l’attitude passive n’est pas rentable pour une entreprise. Pour gagner en efficacité, il sera aussi nécessaire d’éliminer toutes les tâches inutiles, cela peut concerner les déplacements, les mouvements, ou le temps d’attente. Pour optimiser au maximum le temps de production, il faut se concentrer sur l’essentiel, si vous produisez un produit, il est indispensable que vos employés soient synchronisés et coordonnés.
Dans cet ordre, soyez exigeant envers les activités de votre entreprise, la ponctualité doit être respectée et les retards ne doivent pas être tolérés. Chaque minute qui n’est pas passée à travailler peut représenter des pertes, ainsi, toute forme d’inactivité doit être refusée.
L’optimisation peut aussi passer par une hiérarchisation et une organisation du travail, prenez soin de déterminer quelles tâches sont les plus importantes pour l’entreprise. Il est aussi nécessaire que les employés puissent revoir leurs ordres de priorités.
Réduisez l’incompétence
L’incompétence et le manque d’assiduité sont des facteurs qui peuvent faire gaspiller du temps à votre entreprise. Ainsi, il sera indispensable de revoir les performances de vos employés. En effet, un employé incompétent va commettre des erreurs, il peut s’agir de doublons, d’incohérences, ou encore un manque d’inattention. La correction d’erreurs est une tâche qui va vous faire perdre du temps, afin d’éviter cela, le personnel ainsi que les employés doivent avoir les compétences, mais surtout l’assiduité exigée.
Afin de résoudre le problème de l’incompétence, il faudra revoir votre stratégie de recrutement. Cela va permettre de mieux déterminer le potentiel d’un employé, et donc de mieux cerner son profil. Ainsi, vos employés seront fiables et compétents, et ils seront capables de respecter le temps effectif, ainsi que les délais.